DIETES I DESPESES, QUÈ FER DAVANT D’UNA INSPECCIÓ DE TREBALL?

enricNotícies

Tota companyia ha comparegut en algun moment de la seva vida empresarial a una Inspecció de Treball en la qual requerien revisar les dietes i despeses de locomoció i manutenció abonats als seus empleats. En ocasions aquest tipus de conceptes han derivat en sancions o en liquidacions complementàries de cotitzacions amb recàrrec molt costoses per a les empreses.

En nom d’evitar aquest tipus de sancions, a continuació, s’ofereix contestació a algunes preguntes bàsiques sobre la matèria que seran de gran utilitat per a les companyies que facin ús d’aquests conceptes:

¿Les dietes i abonament de despeses de locomoció i manutenció són salari?
No, són conceptes extrasalarials que no computen per al càlcul d’indemnitzacions per acomiadament, excepte en aquells casos en què les dietes no siguin reals i encobreixin salari.
¿Les dietes i abonament de despeses de locomoció i manutenció cotitzen i tributen?
En termes generals, aquests conceptes estan exempts de cotització i tributació a l’empara de l’article 109 de la Llei General de la Seguretat Social i de l’article 23 del Reglament General sobre Cotització i Liquidació d’altres drets de la Seguretat Social, llevat que se superin els límits l’article 9 del Reglament de l’Impost sobre la Renda de les Persones Físiques. En el cas que es superin aquests límits, es cotitzarà per l’excés. En aquest sentit, ha de constar un desplaçament real del treballador.
Quins són els límits que estableix l’article 9 del Reglament de l’Impost sobre la Renda de les Persones Físiques?

En termes generals, els límits són els següents:
  1. Despeses de locomoció: Quan s’utilitzin mitjans de transport públic, estarà exempt l’import de la despesa que es justifiqui mitjançant factura o document equivalent. Quan s’utilitzi cotxe, estarà exempta la quantitat que resulti de computar 0,19 euros per quilòmetre recorregut, més les despeses de peatge i aparcament que es justifiquin.
  1. Gastos de manutención:
  • Amb pernocta en municipi diferent del lloc de treball habitual, estaran exempts 53,34 euros diaris a Espanya i 91,35 euros diaris a l’estranger.
  • Sense pernocta en municipi diferent del lloc de treball habitual, estaran exempts 26,67 euros diaris a Espanya i 48,08 euros diaris a l’estranger.
  1. Despeses d’estada: exempts en la seva totalitat sempre que estiguin justificats.

Per tant, totes les quantitats que excedeixin dels límits que estableix la norma tributen i cotitzen.
Addicionalment, hi ha límits especials per al personal de vol, conductors de vehicles de transport de mercaderies, relacions laborals especials, etc.
Puc oferir dietes als meus empleats per reconèixer-los un major salari atès que estan parcialment exemptes de tributació i cotització?
No. En aquest cas, perdrien la naturalesa de dietes i es convertirien en salari, cotitzant i tributant íntegrament. Aquest és el cas més perseguit per la Inspecció.
Puc pagar dietes als treballadors que tinc contractats per obra o servei?
Sí, sempre que aquests treballadors es desplacin temporalment a prestar serveis a un altre centre de treball que no sigui l’habitual i, per tant, es generin unes despeses susceptibles de ser compensats (segons contempla la Sentència del Tribunal Suprem de 31 de maig de 2013) .
Com puc portar un control d’aquest tipus de conceptes per estar preparat davant d’una eventual inspecció?
Per portar un control d’aquests conceptes i estar preparat davant d’una eventual inspecció, cal:

  • Revisar les quanties d’aquests conceptes en el conveni col·lectiu o normativa interna de l’empresa: veure si hi ha un excés respecte dels límits i si per tant, hem d’estar pendents de la cotització i tributació.
  • Si és així, sol·licitar als treballadors que aportin un justificant (factura, rebut, tiquet etc.) de totes les despeses en què incorrin.
  • Conservar de manera ordenada les nòmines, les notes de viatges, els justificants de les despeses en què incorrin els treballadors i els butlletins de cotització en què es reflecteixi la cotització per aquests conceptes durant quatre anys.
Tenint clares aquestes premisses bàsiques, abordar una eventual Inspecció de Treball serà molt més senzill.